Submission Deadline - Examination Procedure



Deadline for submission of the dissertation - Extension of the submission deadline

Formal layout of the dissertation

Submission of the dissertation

Reviewers

Auslage (Circulation of the dissertations and the evaluations)

Defence: Procedure and notification to the Dean's Office (Doctoral Office) - Exam topics


Deadline for submission of the dissertation - Extension of the submission deadline

 

  • Deadline for submission of the dissertation
    • The doctoral studies should generally be completed within four (statt der bisherigen drei) years.
    • Tthe submission deadline has been communicated in writing.
    • Spätestens am letzten Tag der eingeräumten Frist müssen die Unterlagen im Dekanat (Promotionsbüro) eingereicht werden. Fällt dieser Tag auf einen Feiertag oder auf das Wochenende, so gilt der darauf folgende Werktag als Fristende.
      Die Abgabe/Einreichungsmöglichkeiten im Dekanat (Promotionsbüro) sind zu beachten (siehe Abgabe/Einreichung der Dissertation)!
  • Extension of the submission deadline

Formal layout of the dissertation

 

  • Formatvorlagen (Downloads)
  • Formal requirements:
    • Die Formatvorlagen für das jeweils vorgesehene Deckblatt müssen hinsichtlich der Schriftgröße und des Zeilenabstands unverändert verwendet werden. Zudem dürfen keine Textteile hinzugefügt oder herausgenommen werden. Das Wort Berater soll ggf. zu Beraterin oder Beraterinnen abgeändert werden.
      Bitte beachten:
      Das Deckblatt ist die 1. Seite.
      Es ist nicht erlaubt, das Siegel der Universität zu benutzen.
    • Das Formular: Erklärung gemäß § 8 Abs. (1) c) und d) der Promotionsordnung muss in die Dissertation eingebunden und im Inhaltsverzeichnis mit dem Wortlaut Erklärung gemäß § 8 Abs. (1) c) und d) der Promotionsordnung der Fakultät oder (falls die Dissertation auf Englisch verfasst ist) Declaration in accordance to § 8 (1) c) and d) of the doctoral degree regulation of the Faculty aufgeführt werden.
    • Bei publikationsbasierten Dissertationen ist eine Liste der eingereichten wissenschaftlichen Veröffentlichungen zu erstellen. Diese muss in die Dissertation eingebunden und im Inhaltsverzeichnis aufgeführt werden.
  • Not specified are:
    • the typeface (e.g. Arial, Times New Roman)
    • the line spacing and side clearance (Exception: Coverpage of the dissertation!!!)
    • the printing manner (double-sided or one-sided)
    • the type of binding
    • the print format (DIN A4 or DIN A5)
 
Submission of the dissertation

  • Step 1:
    Subjects education or educational science, sociocultural anthropology, gerontology, psychology and sport science:
    Please contact early BEFOREHAND Ms Flämig by e-mail (dekanat@verkult.uni-heidelberg.de). Teilen Sie dann bitte auch Frau Flämig mit, ob Sie eine publikationsbasierte Dissertation oder eine wissenschaftliche Abhandlung (Dissertation) verfassen.
    Falls Sie eine publikationsbasierte Dissertation verfassen, mailen Sie Frau Flämig dann auch die erforderliche Liste der eingereichten wissenschaftlichen Veröffentlichungen, die in die publikationsbasierte Dissertation eingebunden werden muss, mit zu. Hier werden immer wieder „Fehler“ gemacht, daher möchten wir diese zuvor prüfen, damit wir einen Vorgang nicht dann stoppen müssen. Über das Ergebnis der Prüfung des Dekanats werden Sie per Mail informiert. Dies müssen Sie abwarten.
    Falls Sie eine wissenschaftliche Abhandlung (Dissertation) verfassen, teilen Sie auch das Frau Flämig mit.

    Subjects diaconal studies and social ethics (Faculty of Theology):
    Please contact early BEFOREHAND Prof. Eurich by e-mail (johannes.eurich@dwi.uni-heidelberg.de). Bitte nehmen Sie frühzeitig VOR der Einreichung/Abgabe per E-Mail Kontakt mit Herrn Prof. Eurich auf (johannes.eurich@dwi.uni-heidelberg.de). Teilen Sie dann bitte auch Herrn Prof. Eurich mit, ob Sie eine publikationsbasierte Dissertation oder eine wissenschaftliche Abhandlung (Dissertation) verfassen.
    Falls Sie eine publikationsbasierte Dissertation verfassen, mailen Sie Herrn Prof. Eurich dann auch die erforderliche Liste der eingereichten wissenschaftlichen Veröffentlichungen, die in die publikationsbasierte Dissertation eingebunden werden muss, mit zu. Hier werden immer wieder „Fehler“ gemacht, daher möchte der Promotionsausschuss diese zuvor prüfen, damit wir einen Vorgang nicht dann stoppen müssen. Über das Ergebnis der Prüfung des Promotionsausschusses werden Sie per Mail informiert. Dies müssen Sie abwarten.
    Falls Sie eine wissenschaftliche Abhandlung (Dissertation) verfassen, teilen Sie auch das Herrn Prof. Eurich mit.

    Please scan forms 1 to 5 or insert your electronic signature and convert the respective Word form into a PDF document. Then send us the documents (as PDF documents) numbered (1 to 6) electronically (dekanat@verkult.uni-heidelberg.de or johannes.eurich@dwi.uni-heidelberg.de). If you have difficulties with the electronic transmission, please contact Ms Flämig or Prof. Eurich.

    1. Form: Application for Admission to Examination
    2. Form: Data on the Occasion of the Submission of the Dissertation
    3. Form: Declaration § 8 (1) c) and d) of the Doctoral Degree Regulation
    4. Form: Consent Form § 8 (1) e) of the Doctoral Degree Regulation
    5. Form: Declaration on publications
    6. Dissertation


  • Step 2:
    The three bound copies of the dissertation and the one electronic data carrier must be sent by post (auch Hauspost ist möglich). These must be sent by post parallel to the electronic submission.

    Subjects education or educational science, sociocultural anthropology, gerontology, psychology and sport science: Address the post to: Dekanat der Fakultät für Verhaltens- und Empirische Kulturwissenschaften, Promotionsbüro, Voßstr. 2, Gebäude 4370, 1. OG, 69115 Heidelberg, Germany. Please note: Dissertations can NOT be thrown in the letterbox.

    Subjects diaconal studies and social ethics (Faculty of Theology): Address the post to: Prof. Dr. Johannes Eurich, Diakoniewissenschaftliches Institut, Karlstr. 16, 69117 Heidelberg, Germany.

    Please note that submitting the documents by post (tree bound copies of the dissertation; one eletronic data carrier) is a MUST-Rule.

    1. Tree bound copies of the dissertation
    2.     Dissertation in PDF-format; submitted in form of a eletronic data carrier


  • Über den Antrag soll in der Regel binnen vier Wochen entschieden werden. Vom Dekanat (Promotionsbüro) werden die Doktorand/innen dann per E-Mail informiert.
    Wichtiger HInweis: Ein Abbruch der Promotion oder Zurückziehen des Antrags auf Zulassung zum Promotionsprüfungsverfahrens durch den/die Doktorand/in, ist nach Zulassung zum Prüfungsverfahren nicht mehr möglich.

Reviewers

  • Der/Die Betreuer/in teilt dem Dekanat (Promotionsbüro) die vorgesehenen Gutachter/innen mit. Bitte auch mitteilen, wer als Erst- bzw. Zweitgutachter/in vorschlagen wird. Die vorgeschlagenen Gutachter/innen müssen mit der Benennung einverstanden sein. Zudem sind auch die exakten Adressen (inklusive E-Mailadressen) mitzueilen, und sollten Reisekosten anfallen, bitte auch mitteilen, wer die Reisekosten zur Disputation übernimmt. Die Fakultät kann in aller Regel keine Reisekosten übernehmen. Die Mitteilung zu den Reisekosten muss vor der Bestellung der Gutachter/innen erfolgen.
    Hinweis: Betreuer/innen sind nicht automatisch auch Gutachter/innen.
  • Die Mitteilung durch den/die Betreuer/in kann schon vor Abgabe der Dissertationsschrift erfolgen. Sollte bei Abgabe der Dissertationsschrift noch keine Mitteilung dem Dekanat (Promotionsbüro) vorliegen, wird der/die Betreuer/in vom Dekanat (Promotionsbüro) angeschrieben und um Benennung gebeten.
  • Ein/e der Gutachter/innen soll aktive/r Hochschullehrer/in, Privatdozent/in oder Nachwuchsgruppenleiter/in der Fakultät (mit erteilten Promotionsrecht durch die Fakultät) sein. Mindestens die Hälfte aller Gutachter/innen müssen Hochschullehrer/innen, entpflichtete oder im Ruhestand befindliche Hochschullehrer/innen, Privatdozenten/innen oder Nachwuchsgruppenleiter/innen (mit erteilten Promotionsrecht durch die Fakultät) der Fakultät sein. Bei publikationsbasierten Dissertationen darf maximal ein/e Gutachter/in zugleich Mitautor/in der für die Promotion maßgeblichen Publikationen sein.
  • Die Bestellung der Gutachter/innen durch den Promotionsausschuss erfolgt i.d.R. innerhalb von vier Wochen.
  • Die Gutachten sollen spätestens drei Monate nach Bestellung der Gutachter/innen im Dekanat (Promotionsbüro) eingereicht werden.

Auslage (Circulation of the dissertations and the evaluations)

 

  • The two-week access period in the Dean's Office begins after receiving the evaluations.
  • The doctoral candidate will be informed from the Dean's Office (Doctoral Office) in writing (by e-mail) about the two-week access period.

Defence: Procedure und notification to the Dean's Office (Doctoral Office) - Exam topics

 

  • Bitte beachten:
    Vor Zulassung zum Prüfungsverfahren, Eingang aller Gutachten sowie Ablauf der Auslagefrist kann vom Dekanat (Promotionsbüro) kein Termin für die Disputation zugesagt werden.

    Zeitpläne kann man mit dem Dekanat (Promotionsbüro) absprechen. Die Fristen müssen aber selbstverständlich hierbei beachtet werden! Der/Die Betreuer/in (diese/r Betreuer/in muss Mitglied dieser Fakultät sein) sollte frühzeitig mit dem Dekanat (Promotionsbüro) Kontakt aufnehmen.
  • Disputation: Vorgehen und Meldung an das Dekanat (Promotionsbüro)
    • Der/Die Betreuer/in (diese/r Betreuer/in muss Mitglied dieser Fakultät sein) teilt dem Dekanat (Promotionsbüro) frühzeitig folgendes mit:
      • vorgesehene Zusammensetzung der Prüfungskommission
        Die Gutachter/innen, zwei Hochschullehrer/innen, Privatdozenten/innen oder Nachwuchsgruppenleiter/innen (mit erteiltem Promotionsrecht durch die Fakultät) der beteiligten Fakultäten; als Vertretung ein Hochschullehrer/in, Privatdozent/in oder Nachwuchsgruppenleiter/in (mit erteilten Promotionsrecht der Fakultät) der beteiligten Fakultäten.
        Zu beachten ist, dass ein Mitglied der Prüfungskommission fachfremd sein sollte UND dass mindestens ein Mitglied der Prüfungskommission aus dem Institut kommen muss, an dem das entsprechende Promotionsfach angesiedelt ist (Muss-Regel).
      • Disputationsdatum
      • Uhrzeit
      • Ort/Raum (Räumlichkeiten der Universität Heidelberg)
      • komplette Präsenzprüfung (A) oder hybrides Format (B) oder (C)
        (A) komplette Präsenzprüfung
        - Hier ist lediglich der Hinweis komplette Präsenzprüfung erforderlich.
        (B) hybrides Format mit einer Minimum-Präsenz-Besetzung
        - Die/Der Doktorand/in und ein Prüfungskommissionsmitglied müssen sicher vor Ort sein. Die anderen Prüfungskommissionsmitglieder können entweder vor Ort sein oder sich digital zuschalten lassen. Die technische Verantwortung trägt der/die Vorsitzende der Prüfungskommission. Diesem Format müssen alle Prüfungskommissionsmitglieder und die/der Doktorand/in zustimmen. Die persönlichen Zustimmungen werden vom Dekanat (Promotionsbüro) per E-Mail eingeholt.
          - Welches Prüfungskommissionsmitglied wird sicher vor Ort bei der/dem Doktoranden/in sein?
          - Welches digitale Medium soll verwendet werden (heiCONF, heiCHAT, Cisco Webex, Microsoft Teams, DFNconf, Zoom X (nicht Zoom ohne X!) sind die Vorgaben)?
          - Wie lautet der Link des digitalen Mediums?
        (C) hybrides Format für einzelne/s Prüfungskommissionsmitglied/er
        - Es können sich auch nur einzelne Mitglieder der Prüfungskommission digital zuschalten lassen. Die technische Verantwortung trägt der/die Vorsitzende der Prüfungskommission. Diesem Format müssen alle Prüfungskommissionsmitglieder und die/der Doktorand/in zustimmen. Die persönlichen Zustimmungen werden vom Dekanat (Promotionsbüro) per E-Mail eingeholt.
          - Welche/s Prüfungskommissionsmitglied/er soll/en digital zugeschaltet werden?
          - Welches digitale Medium soll verwendet werden (heiCONF, heiCHAT, Cisco Webex, Microsoft Teams, DFNconf, Zoom X (nicht Zoom ohne X!) sind die Vorgaben)?
          - Wie lautet der Link des digitalen Mediums?
    • Die Bestellung der Prüfungskommission durch den Promotionsausschuss erfolgt nach Ablauf der Auslagefrist und Eingang aller Gutachten innerhalb von drei Wochen.
    • Das Dekanat (Promotionsbüro) lädt - sofern alles ordnungsgemäß und fristgerecht vorliegt - den/die Doktorand/in und die Mitglieder der Prüfungskommission (nach erfolgter Bestellung/Genehmigung durch den Promotionsausschuss) ein.
  • Exam topics
    • The tree designated subject areas of the doctoral subject must be transferred by e-mail in ONE pdf-file to the Dean's Office (Doctoral Office) in form of a short abstract (each topic one page including literature reference); for this is the doctoral candidate responsible. This must be done at least two weeks before the defence. Please note that the subject areas must be coordinated with the advisor.



Responsible:e-mail
Latest Revision:16.11.2023